Personuppgiftspolicy

 

1. INLEDNING

Denna policytext förtydligar Polytuft of Sweden AB´s personuppgiftshantering och tillhörande rättigheter. Texten är riktad till dig som

• Är kund hos oss
• Erhåller marknadsföringsutskick från oss
• Besöker vår hemsida
• Kommunicerar med oss via t ex vår kundtjänst genom telefon, mail eller brev.

 

För oss är det viktigt att du känner dig trygg i hur dina uppgifter hanteras. Vid frågor är du välkommen att kontakta oss. Du hittar våra kontaktuppgifter längst ner i denna policytext.

 

2. OLIKA PERSONUPPGIFTER SOM HANTERAS, RÄTTSLIG GRUND, ÄNDAMÅL & LAGRINGSTID

I denna del förklarar vi i vilka situationer dina uppgifter hanteras, vilken rättslig grund hanteringen vilar på, våra ändamål med hanteringen och lagringstiden.

2.1 När du köper varor av oss

När du lägger en order hanterar vi dessa personuppgifter som du själv lämnar till oss.

Uppgifter vi hanterar:

• Ditt organisationsnummer och kontaktuppgifter.
• Uppgifter om din order, t ex varunamn, pris och antal.
• Uppgifter om särskilda leveransvillkor, t ex tid, leveransplats.
• Uppgifter om betalning och betalningshistorik.
• Uppgifter om orderhistorik.

 

Uppgifterna hanteras så att vi kan:

• Identifiera dig som kund när du kontaktar vår orderläggning via mail eller telefon.
• Fakturera dig för varan
• Hantera och leverera din order i enlighet med överenskommelse.
• Meddela dig via mail om förändringar av ursprunglig orderöverenskommelse, t ex leveranstid.
• Skicka order – och leveransbekräftelse.
• Marknadsföra våra produkter via e-mail.
• Sammanställa statistik över inköp av varor, så att vi kan förbättra våra tjänster.

 

Rättslig grund för hanteringen: Personuppgifterna hanteras med stöd av intresseavvägning då vi har ett berättigat intresse att fullgöra orderavtalet och marknadsföra våra produkter samt ta fram statistik för att ge en så bra service som möjligt.

Lagringstid: För att uppfylla orderöverenskommelsen sparar vi uppgifter om dig i 7 år i enlighet med bokföringslagen. I marknadsföringssyfte hanterar vi dina uppgifter 12 månader efter den senaste aktiviteten hos oss.

2.2 När du reklamerar en vara

När du kontaktar oss för att göra ett reklamationsanspråk.

Uppgifter vi hanterar:

• Ditt organisationsnummer och kontaktuppgifter.
• Uppgifter om din reklamation, t ex varunamn, pris och orsak.
• Uppgifter om särskilda leveransvillkor, t ex återlämning av vara.
• Uppgifter om eventuell återbetalning.

 

Uppgifterna hanteras så att vi kan:

• Hantera och bedöma ditt reklamationsanspråk.
• Sammanställa statistik kring dina ärenden med syfte att förbättra vår service.

 

Rättslig grund för hanteringen: Personuppgifterna hanteras med stöd av intresseavvägning då vi har ett berättigat intresse att fullgöra reklamationsanspråket samt ta fram statistik för att ge en så bra service som möjligt.

Lagringstid: För att uppfylla reklamationsanspråket sparar vi uppgifter om dig i 7 år i enlighet med bokföringslagen.

2.3 När du kommunicerar med oss

Att kommunicera med oss är lätt och du kan göra det på olika sätt, t ex genom att maila, ringa eller via sociala medier.

Uppgifter vi hanterar:

• Ditt organisationsnummer och kontaktuppgifter.
• Information om ditt ärende.

 

Uppgifterna hanteras så att vi kan:

• Hantera ditt ärende
• Förbättra vår service

 

Rättslig grund för hanteringen: Personuppgifterna hanteras med stöd av intresseavvägning då vi och ni har ett berättigat intresse att hantera ärendet.

Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter i 12 månader för att kunna spåra kommunikationen med dig.

2.4 När vi enligt lag har en skyldighet

Förutom vad som beskrivs i ovan punkter hanterar vi dina uppgifter då vi har en skyldighet enligt lag att göra det, t ex på grund av vår bokföringsskyldighet eller myndighetsförfrågningar.

Rättslig grund för hanteringen: Då vi är skyldiga att hantera dina uppgifter enligt lag gör vi det i enlighet med Rättslig skyldighet.

 

3. TREDJEPARTSÖVERFÖRING

Polytuft of Sweden AB säljer aldrig vidare dina uppgifter till tredje part. Dina uppgifter kan däremot lämnas ut till dessa mottagare:

• Leverantörer inom EU, för att t ex kunna uppfylla betalning och orderöverenskommelser som kort leveranstid.
• Fraktbolag
• Övriga mottagare som kräver uppgifter enligt lagkrav, t ex myndigheter.

 

Då uppgifter lämnas till tredje part kommer Polytuft alltid ingå personuppgiftsbiträdesavtal med dessa leverantörer för att säkerställa så att uppgifterna hanteras på ett säkert sätt. När uppgifterna överlämnas till t ex en bank eller myndighet är de själva personuppgiftsansvariga och då gäller deras policy.

 

4. SKYDD AV DINA PERSONUPPGIFTER

Vi har rutiner och regler för att säkerställa att dina personuppgifter skyddas, t ex att de skickas på rätt sätt och att personalen endast har tillgång till sådana uppgifter som de behöver för att kunna fullfölja sina åtaganden. Vi följer branschstandarden och uppdaterar dessutom våra IT-skyddsprogram kontinuerligt så att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

 

5. DINA RÄTTIGHETER

Dataskyddslagstiftningen ger dig vissa rättigheter. Om du vill utnyttja dem kontakta oss på kontoret via kontaktuppgifterna längst ner i detta dokument. Du har även en rättighet att klaga direkt till Datainspektionen www.datainspektionen.se.

• Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få veta om vi behandlar dina uppgifter och få en specifikation över vilka uppgifter som behandlas.
• Begära rättelse – du har rätt att begära att vi korrigerar felaktiga uppgifter.
• Begära att raderas – Under vissa omständigheter har du rätt att få dina uppgifter raderade.
• Protestera mot att vi hanterar dina uppgifter med den rättsliga grunden Berättigat intresse och att vi använder dina uppgifter för direktmarknadsföring – du har rätt att invända mot hanteringen i full eller begränsad mån.
• Rätt till flytt av data – du har rätt att begära att data flyttas från oss till annan part.

 

6. MOTSÄTTANDE AV ELEKTRONISK DIREKTMARKNADSFÖRING

Polytuft kan använda din e-mailadress för direktmarknadsföring. Om du vill motsätta dig detta så kan du höra av dig till oss. Kontaktuppgifter återfinns längst ner i detta dokument.

 

7. KONTAKTUPPGIFTER

Polytuft of Sweden AB (org.nr. 556210-2607) är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifters hantering. Vill du ha mer information om hanteringen kontakta vårt kontor:

Polytuft of Sweden AB
Verkstadsgatan 1
282 71 Sösdala